O tempo, a par da saúde, é um dos nossos bens mais valiosos. É, no entanto, muito frequente falarmos em falta de tempo ou "sonhar" com dias de 48 horas para podermos fazer tudo o que precisamos (eu incluída). Na prática, o que nos faz mais falta é uma boa gestão do tempo que temos.

Vamos, por isso, começar a abordar as nossas tarefas de forma mais consciente:

Estabelecer Prioridades

Como não é possível fazer 10 coisas ao mesmo tempo e de forma focada (o nosso cérebro não está programado para isso, de acordo com estudos realizados pela Universidade de Harvard), devemos começar por definir prioridades, passando de multitasking para singletasking.

O ponto de partida para organizarmos as nossas tarefas por ordem de importância é elaborar uma lista com tudo o que temos para fazer, como base de trabalho. Depois de classificarmos o grau de importância dos itens que estão na lista, desconstruímos as tarefas mais extensas em tarefas mais curtas, melhorando o foco e reduzindo a ansiedade. Não se esqueçam de valorizar cada tarefa concluída, pois aumenta o nosso bem-estar e a nossa motivação.

Criar uma agenda/plano de trabalho

Ter uma agenda (física, electrónica ou ambas - o que fizer mais sentido para cada um de nós), onde colocamos as nossas tarefas e os nossos objectivos numa janela de tempo, ajuda-nos a sermos mais eficientes, pois torna o nosso compromisso em algo concreto. De modo a sermos mais realistas, podemos rever a nossa agenda ao final do dia e ajustar as prioridades para o dia seguinte. Isso ajuda-nos a começar o dia de uma forma mais relaxada.



Criar uma rotina flexível

Estabelecer rotinas ajuda-nos a ter estabilidade e uma melhor gestão de tempo, pois criamos hábitos para atingir objectivos (por exemplo, meditar ao acordar é uma rotina saudável para um despertar tranquilo e uma preparação para o dia que se inicia, ao mesmo tempo que criamos um espaço para a nossa prática diária). Com isto, não quero dizer para criarmos rotinas de tal modo rigorosas, que não nos deixem espaço para nós próprios, para pararmos e simplesmente respirarmos ou para situações inesperadas.




Definir objectivos realistas


Quando estabelecemos objectivos, devemos fazê-lo de forma específica, mensurável, alcançável e alinhada com o nosso propósito de vida. Devemos evitar comparações com outras pessoas ao longo do nosso percurso, uma vez que isso só vai causar ansiedade e distração. Cada um de nós tem o seu ritmo e encontra-se numa determinada fase. Se estabelecermos etapas dentro dos nossos objectivos, vai ser mais fácil alcançá-los, reduzindo a ansiedade que uma tarefa grande acaba por causar. A atitude do Não-Julgamento sobre nós próprios e sobre os outros com quem convivemos e com quem trabalhamos é um princípio a adoptar na definição de objectivos.




Eliminar decisões

Já pensaram no tempo que gastamos a pensar no que vamos vestir, o que comer, que livro ler primeiro ou que filme ver? São todas pequenas decisões que nos consomem tempo que poderíamos gerir de outra forma, vivendo mais o momento presente. Aqui importa reflectir o que podemos simplificar para reduzir estes pequenos processos de decisão: um armário cápsula, fazer um menu semanal, seguir a nossa intuição e escolher o livro ou filme que mais "chama" por nós. Não se esqueçam de fazer as vossas escolhas com confiança.



Parar de repensar

Mindfulness é a consciência que surge quando focamos a nossa atenção no momento presente, sem julgar (adaptado da definição operacional de Jon Kabat Zinn em Full Catastrophe Living). Quando começamos a deixar a nossa atenção perder-se numa espiral de pensamentos sobre o que pode acontecer, sobre o que podemos aperfeiçoar ou o que poderíamos ter feito de forma diferente, estamos a procrastinar e a perder tempo que poderíamos canalizar para a realização de tarefas. Por isso, reconduzam a atenção para o momento presente (a respiração é uma âncora excelente) e passem à acção.



Casa arrumada - Cabeça arrumada

Os espaços (físico e mental) têm uma grande influência na produtividade e na rentabilização do tempo. Da mesma forma que a meditação ajuda-nos a ter uma forma de pensar mais clara, a ter perspectivas diferentes sobre o que nos rodeia, e no fundo, uma cabeça mais arrumada, o espaço que nos rodeia também dever estar mais arrumado, do que caótico. Isto aplica-se à nossa casa e ainda mais ao nosso espaço de trabalho.



Ser Assertivo

Saber dizer não ajuda-nos a focar nos nossos objectivos, valores e prioridades. Isto não significa que não devemos ajudar os outros ou declinar tudo o que se desvie minimamente do nosso caminho. É saber encontrar o equilíbrio entre o que acolhemos e que está alinhado connosco e o que rejeitamos, sem culpas.







Time, side by side with health, is one of our most precious assets. Organising our tasks mindfully is really important.
In that light, I'm going to share a few mindful time management tips with you:



Define priorities


Our brains are not actually multitasking, so let's do one thing at a time. Define what's urgent, what's important and what's less important in a list. Break down larger tasks into smaller pieces. This will improve your focus and your productivity. Value each concluded task.



Create a schedule/work plan



Schedule your tasks and create a work plan to engage yourself. You can always revise your plan each day. Avoid comparison with other people, for each one of us has its own path and is at a given stage. This tip is deeply associated to non-judgement: non judgement of ourselves and of others.



Create routines


Routines help us to manage better our daily goals and to begin each day in a more relaxed way.




Define accountable goals/deadlines


When we set our goals and deadlines, they must be specific, measurable, realistic and aligned with our life purposes.



Eliminate decisions


Have you realized how much time is wasted, when we are making simple decisions such as what to wear, what to eat, what to watch or read? Simplify your life and eliminate decision processes to the most (ex: create a capsule wardrobe, make a week menu, create a list on what to watch first or what to read first and stick to it).



Stop overthinking


Mindfulness is the awareness that arises from paying attention on purpose in the present moment, non-judgementally (operational definition by Jon Kabat Zinn, in Full Living Catastrophe). We lose focus and waste time, when our mind wonders into what has already happened (we can't change that) or worries with what might happen. So bring your attention into the present moment, with your breath and get things done, one by one.



Declutter your home and your mind

Physical and mental spaces have a huge impact on our productivity. As meditation help us to anchor ourselves into the present moment, keeping our mind clearer, our working environment and our home in general must be decluttered.



Being Assertive


Being capable to say no will help us focusing in our goals, values and priorities. This is all about finding balance between what we choose to accept and what we choose to say no






Até já! / See you soon!